Lihat masa depan dari rekaman sejarah (manajemen umum)



tulisan ini sudah dimuat di harian waspada pada hari senin 17 desember 2007, pada halaman bisnis dan teknologi

“Sekarang musim apa ya?” Musim hujan atau musim kering? Apakah anda bisa menentukannya? Sehingga anda bisa menentukan rencana pekerjaan di luar ruangan atau pekerjaan bercocok tanam.
Cara modern yang termudah tentunya telephone ke kantor BMG atau mengunjungi situs BMG melalui internat dan anda akan mendapat jawaban yang cukup akurat. Lalu bagaimana orang “dulu” menetukannya?
Waktu saya kecil, ayah memberitahukan bahwa setiap menjelang musim kemarau, dedaunan mulai rontok. Itu terlihat jelas pada pohon mahoni dan jati. Berikutnya disusul oleh berkembang biaknya jangkrik di sawah-sawah. Jendela untuk mengetahui kita memasuki musim kemarau adalah sarang laba-laba. Pada musim kemarau sarang laba-laba akan terbentuk secara horizontal. Menjelang pergantian musim, ayah sering menyebutnya masa pancaroba, masa dimana terjadi perubahan-perubahan kelima elemen semesta karena perubahan musim. Menjelang musim hujan, terjadi perubahan pola angin, awan dan suhu tanah. Sarang laba-laba pada musim hujan berubah, tidak lagi horisontal tetapi menjadi vertikal.
Karena di Pulau Jawa sering terjadi gempa bumi, ayah juga pernah memberikan petunjuk untuk membaca tanda-tanda alam jika akan terjadi gempa bumi. Misalnya hewan-hewan peliharaan akan menjadi panik, stress dan ingin lepas dari kandangnya. Lalu binatang-binatang hutan segera turun gunung dengan bergegas dan beberapa tips lainnya.
Bagaimana ayah saya bisa mengetahui tanda-tanda itu? Ternyata semua itu tercatat dalam Primbon, almanak yang merupakan sumber infomasi yang berdasarkan penelitian, pengamatan dan pencatatan tiada henti selama jangka waktu yang sangat lama.
Menginjak dewasa, saya mulai membaca beberapa referensi yang membawa saya kepada kesimpulan bahwa pengamatan dan pencatatan adalah hal penting sehingga bisa digunakan untuk merencanakan sesuatu.
Dalam praktikal bisnis, pengamatan, pencatatan dan pengolahan catatan tersebut adalah hal penting sehingga bisa “membaca” waktu (“masa lalu, kini dan masa depan”).

CATATAN
Mencatat adalah hal penting dalam praktikal bisnis, karena dengan catatan itu akan meringankan beban pikiran dengan mengingat-ingat. Kapasitas otak kita cenderung ada batasnya. Jika otak kita penuh dengan data, maka kita akan menjadi bebal bahkan seperti kosong tidak penuh kreasi.
Catatan adalah rekaman sejarah sehingga suatu saat kita bisa menggunakannya sebagai acuan melihat kedepan. Contoh sederhana, menjelang akhir tahun 2007 ini, kita harus sudah bisa membaca kinerja tahun 2008. Apa yang akan terjadi dengan bisnis kita tahun depan? Lini mana yang akan memberikan keuntungan? Seberapa besar keuntungan itu? Kepada pasar yang mana kita harus menfokuskan pendekatan? Dan berbagai hal yang bisa menjadi acuan kerja kita di tahun yang akan datang.
Disini, catatan yang bisa mempermudah keputusan bisnis adalah catatan yang bernuansa statistik. Yaitu kumpulan data berupa figur/angka yang menggambarkan tingkat atau volume atas objek dimaksud. Ujung dari pengolahan data ini, adalah petunjuk-petunjuk.

STATISTIK
Kita boleh menghendaki petunjuk apapun demi keputusan kita. Bisa berupa gambaran daya beli pasar kita, bisa berupa gambaran tingkat keberhasilan kerja, tingkat kepuasan pelanggan dan berbagai hal lain yang penting. Kehebatan petunjuk itu sangat tergantung dari kelengkapan pencatatanya. Untuk bisa mendapatkan petunjuk yang akurat dalam rentang waktu tertentu, kita harus memiliki catatan lengkap dari masa ke masa lain sesuai dengan kebutuhan atas petunjuk tersebut.
Catatan dibawah ini adalah sebuah rekaman atas penjualan sepeda motor disalah satu agen kecil di sudut kota Medan, sejak tahun 2004 hingga 2006.



Dari rekaman tersebut diatas bisa dibaca total penjualan, rata-rata penjualan tiap bulannya, catatan naik-turunnya penjualan setiap bulannya, bulan-bulan positif dan bulan-bulan negatif. Lalu rata-rata penjualan tiap tahunnya dan tingkat peningkatan penjualan tiap tahunnya.
Dari data tersebut, kita bisa memperkirakan berapa kita akan mematokkan perkiraan penjualan tahun berikutnya, alokasi stok barang tiap bulannya, rencana promosi pada bulan-bulan tertentu yang selalu minim penjualan dan merencanakan rencana aksi penjualan sepanjang tahun depan.
Dari rekaman tersebut, kita bahkan bisa memastikan berapa jumlah pegawai yang ideal, berapa ukuran show-room yang pas, apakah memerlukan gudang dan apakah perlu penambahan produk berupa spare-part dll.
Jika ada data tambahan pelengkap, seperti nilai rupiah atas penjualan tersebut, cara pembayaran dan tingkat usia pembayaran serta berbagai catatan lain, seperti asal pembeli, cara pembeli mengakses agen ini, kecenderungan warna yang digemari pembeli, bentuk-bentuk keluhan yang sering muncul dan berbagai data lainnya, maka manajer agensi ini akan sangat mudah memutuskan perencanaan pendapatan dan rencana kerja tahun berikutnya.

REALITAS
Permasalahan klasik dalam praktek bisnis skala mikro, kecil dan menengah adalah kurangnya data statistik internal dan eksternal sehingga mereka tidak memiliki jawaban atau petunjuk atas pertanyaan-pertanyaan mereka sendiri, misalnya; berapa harga jual yang pantas untuk tahun depan? Berapa keuntungan kita selama ini? Barang apa saja yang laku? Dimana barang-barang itu laku? Siapa pembeli kita? Kapan saja terjadi peningkatan pembelian? Kapan saja terjadi penurunan penjualan? Berapa pegawai kita perlukan? DLL.
Yang membuat rasa sakit menjadi lebih parah karena sekadar tidak mendapatkan jawaban, tetapi juga karena memang banyak pengusaha yang tidak memiliki catatan apapun tentang hal-hal yang ditanyakannya itu. Sudah saatnya kita memindahkan beban pikiran ke kertas, biarkan pikiran setengah kosong agar terbuka kepada kreatifitas dan analisis yang sempurna lalu jadikan rekaman itu sebegai bukti sejarah yang akan sangat berguna nantinya.

Permasalahan klasik dalam praktek bisnis skala mikro, kecil dan menengah adalah kurangnya data statistik internal dan eksternal sehingga mereka tidak memiliki jawaban atau petunjuk atas pertanyaan-pertanyaan mereka sendiri, misalnya; berapa harga jual yang pantas untuk tahun depan? Berapa keuntungan kita selama ini? Barang apa saja yang laku? Dimana barang-barang itu laku? Siapa pembeli kita? Kapan saja terjadi peningkatan pembelian? Kapan saja terjadi penurunan penjualan? Berapa pegawai kita perlukan? DLL.
Yang membuat rasa sakit menjadi lebih parah karena sekadar tidak mendapatkan jawaban, tetapi juga karena memang banyak pengusaha yang tidak memiliki catatan apapun tentang hal-hal yang ditanyakannya itu. Sudah saatnya kita memindahkan beban pikiran ke kertas, biarkan pikiran setengah kosong agar terbuka kepada kreatifitas dan analisis yang sempurna lalu jadikan rekaman itu sebegai bukti sejarah yang akan sangat berguna nantinya.
Previous
Next Post »