Tertib transaksi menghindari konflik pembayaran


tulisan ini sudah diterbitkan di harian waspada pada halmanan ekonomi pada tanggal 24 maret 2008

PENJUALAN yang benar bagi saya adalah penjualan yang nyata, bukan sekadar diatas kertas. Penjualan yang nyata bagi saya adalah manakala uang itu benar-benar sudah dikantong kita. Artinya, masih belum saya anggap sebagai penjualan jika masih sekadar pesan, dikirim atau pembayaran via giro sebelum cair.
Mengapa saya berprinsip demikian? Tentu saja karena dalam perjalanan transaksi jual-beli, terkadang ada saja permasalahan yang berpotensi menggagalkan transaksi dan pembayarannya. Dalam hal pembayaran, jika terjadi permasalahan tentu saja akan menciptakan kerugian yang lumayan besar.
Tidak terbayang jika proses transaksi yang panjang, proses produksi yang memakan biaya, pengiriman yang mahal dan lama pada akhirnya berbuah kegagalan. Belum lagi kegagalan yang timbul bukan saja masalah keuangan tetapi juga potensi munculnya konflik dan permusuhan yang berkepanjangan. Hingga saat ini konon banyak pertikaian bisnis yang dibawa ke meja hijau tidak berakhir dengan baik dan memakan energi serta biaya yang tidak sedikit. Jelas itu tidak sesuai dengan prinsip dasar bisnis.
Jika kita amati, konflik pembayaran terjadi karena banyak hal. Bermula dari proses negosiasi, proses mengikat kesepakatan dan proses lanjutan berupa produksi/pelaksanaan hingga proses penagihan serta pembayaran.

Negosiasi
Pada kelas tertentu, para penjual dan pembeli bermain dalam batas yang tipis antara menipu dan berdiplomasi. Proses negosiasi yang tidak transparan adalah awal yang jelek, karena langkah itu hanya mengharapkan silap-nya salah satu pihak yang terlibat. Seperti istilah pencuri hanya bisa diberikan kepada pelaku yang tertangkap, jika tidak ya jelas tidak bisa kita sebut dirinya sebagai pencuri. Artinya menyembunyikan fakta-fakta pada saat bernegosiasi adalah sikap yang sangat riskan, beresiko seperti berjudi.
Transparansi yang saya maksud dalam proses negosiasi adalah sebuah kejelasan atas apapun yang dibicarakan termasuk kelemahan-kelemahan produk yang diperjual-belikan sekaligus juga termasuk juga kelemahan-kelemahan yang dimiliki oleh pihak pembeli.
Sudah pasti semua dari kita setuju bahwa tidak ada yang sempurna didunia ini, tetapi tidak ada orang yang mau ditipu. Jadi, sangat penting untuk menyampaikan kondisi-kondisi kita kepada pihak lain dalam negosiasi tersebut.
Yang menarik adalah bahwa banyak penjual yang tidak cukup percaya diri kalau harus menyebutkan sisi lemah dari produk atau jasa yang ditawarkannya. Mereka begitu takut gagal sehingga mereka menutup rapat-rapat kelemahan itu. Itulah yang saya sebut sebagai berjudi dengan nasib.
Diperlukan kemampuan yang baik untuk tetap menjaga pesona dan ketertarikan pembeli pada saat kita menjelaskan realita-realita lain yang ada pada produk/jasa yang kita tawarkan. Dalam hal ini tetap saja teknik dasar negosiasi digunakan, tetapi pada tahap tertentu wajib bagi kita untuk menyampaikan kenyataan itu.
Sebagai pegangan, gaya menjelaskan lelemahan seharusnya dilakukan sebagai bagian dari dukungan dalam upaya membangun kesan bahwa kita benar-benar memberikan solusi yang baik bagi pembeli.

Kesepakatan
Selanjutnya, semua kesepakatan bagusnya dibuat dalam sebuah format yang bisa dibuka kapan saja. Kesepakatan bisa dibuat dalam format perjanjian, MOU atau akta jual beli. Dalam hal ini sangat penting untuk menyebutkan semua kondisi dan persyaratan yang di sepakatai oleh kedua belah pihak.
Format bukti kesepakatan yang baik adalah yang mencantumkan semua bentuk kesepakatan lisan yang sudah dibuat. Didalamnya berisi penjelasan atas bentuk kesepakatan, prosedur, apa yang disepakati, jumlah, harga, pembayaran, pihak-pihak yang terlibat, sangsi, termasuk kekurangan-kekurangan yang ada. Format kesepakatan itu sebaiknya berkaidah bahasa hukum memiliki kekuatan hukum dengan mencantumkan didalamnya tanda kesepakatan dari pihak-pihak yang terlibat.
Perlu disadari bahwa bahasa hukum memang terasa kaku dan keras, tetapi itu sangat penting sebagai jaminan jika segala sesuatunya tidak berjalan sesuai dengan kesepakatan. Dan itu sama sekali tidak ada hubungannya dengan rasa percaya atau tidak percaya. Berhati-hatilah kepada pihak-pihak yang sering menegaskan rasa percaya tanpa berani mengujudkanya dalam kesepakatan tertulis, karena biasanya merekalah yang pertama kali akan mengingkari janjinya.
Kesepakatan tidak harus dituliskan dalam format perjanjian dengan pasal-pasal seperti kitab undang-undang kenegaraan. Format kesepakatan bisa saja hanya selembar kertas faktur, tanda terima, tanda pemesanan dan surat order. Lihatlah lagi formulir-formulir yang anda miliki saat ini, apakah sudah cukup menampung kesemua unsur legal yang bisa membentengi anda dari kesalahan transaksi?

Tindak lanjut
Biasanya kesalahan yang berpotensi menggali masalah adalah manakala proses transaksi berpindah dari satu pihak ke pihak lain dalam proses pelaksanaan pemenuhan kesepakatan. Mungkin dari pihak penjualan/pemasaran kepada pihak produksi hingga distribusi.
Kesalah-pahaman dan prosedur komunikasi yang jelek adalah faktor utamanya. Saya pikir 2 dari 20 orang yang ke restoran pernah mendapatkan sajian makanan yang salah dari yang dipesannya. Kesalahan itu terjadi karena salah persepsi petugas pengambil order atau salah tafsir petugas dapur yang memasak.
Disinilah dibutuhkan sebuah aturan baku yang sering disebut sebagai standar prosedur operasional. Standard prosedur ini adalah panduan untuk siapapun yang mengerjakan pekerjaan itu seperti layaknya kitab suci dalam beribadah kepada Pencipta.

Karakter
Sangat bagus jika penjual mengenal karakter dan kultur pembayaran pihak pembeli. Ini sangat penting karena tidak semua orang memiliki budaya bersih dan teratur. Ada juga yang tidak memiliki budaya pembukuan sama sekali, atau ada juga pembeli yang lebih ketat prosedural administrasinya.
Mengenal karakter pembeli akan memberikan bayangan kepada kita akan apa yang akan terjadi pada tahap penyelesaian pembayaran transaksi. Pasti ada sudah tahu bagaimana berhubungan dengan pihak-pihak yang terbiasa terorganisir rapih, demikian juga kepada pembeli yang asal-asalan. Yang pasti, apapun kondisi pembeli, adalah kewajiban kita untuk memenangkan transaksi, menjual dan mendapatkan uangnya dengan pasti, walaupun dengan tingkat kesulitan yang tinggi
Previous
Next Post »

1 comments:

Write comments
July 11, 2008 at 1:52 PM delete

mas ijin untuk di kopi ya...trus diposting di blog saya....tapi tidak saya plagiat koq.
terimakasih

Reply
avatar