Prioritas

Tulisan ini sudah diterbitkan di harian waspada tgl 06 Oktober 2008 di halaman ekonomi & bisnis

BANYAK hal yang harus kita kerjakan. Banyak hal yang harus kita selesaikan. Lalu mana yang harus kita dulukan? Waktu berjalan begitu cepat hingga terkadang kita merasa bingung lalu bahkan kita tidak mengerjakan apapun dari daftar panjang pekerjaan itu. Sebuah jebakan yang memusingkan.
Saya pernah mengikuti kersus pengaturan waktu, dalam kursus itu saya mendengar presentasi tentang cara menentukan prioritas atas pilihan pekerjaan yang kita miliki. Mohon maaf saya tidak tahu siapa yang pertama kali menemukan konsep ini, tetapi bagi saya ini cukup efektif. Lihatlah bagan pilihan dibawah ini.
Inti dari penentuan prioritas adalah tingkat pentingnya sebuah pekerjaan dan tingkat urgensinya. Dibagan ini, ada bagian yang penting dan mendesak, penting - tidak mendesak, mendesak - tidak penting dan tidak penting – tidak mendesak.



Seperti dalam bagan tersebut diatas, disarankan untuk memprioritaskan hal-hal yang penting dan mendesak, lalu disusul oleh hal-hal mendesak walau tidak penting, diikuti hal-hal yang penting walau tidak mendesak. Berikutnya, tinggalkan semua sampah dan pengganggu pada bagian yang tidak penting dan tidak mendesak.

Klasifikasi
Melihat bagan tersebut diatas sepertinya sangat mudah. Hanya tiga bagian utama yang dipilih dan satu bagian tidak penting yang harus dibuang. Apakah begitu? Bagi seberapa orang, menentukan seberapa penting dan seberapa mendesakkah sebuah pekerjaan sepertinya sangat sulit dan membingungkan. Para pemula, biasanya akan sedikit sulit menentukannya. Bisa jadi mereka meletakkan semua hal di kolom mendesak dan penting, lalu terperanggah karena semua menjadi penting dan mendesak
Pertimbangan awal pada saat menentukan pilihan, pastikan bahwa kita harus menjadi jelas, cara pandang kita terhadap tingkat pekerjaan adalah; apakah anda amati dari sudut perasaan atau dari sudut logika. Merasa penting dengan penting secara logis jelas berbeda. Artinya, jangan membandingkan sudut rasa dan sudut logika.
Langkah lanjutannya adalah menuliskan semua hal yang akan kita kerjakan. Tuliskan dalam urutan berdasarkan daya ingat kita. Tuliskan tanpa berfikir tingkat urgensi dan tingkat kepentingannya. Sisihkan areal kosong di depan atau dibelakang masing-masing pekerjaan untuk tanda tertentu nantinya.
Setelah semua daftar pekerjaan tersusun, mulailah memberi tanda di areal kosong tadi (depan atau belakang masing-masing tugas) pada tugas atau pekerjaan yang mendesak. Pengertian mendesak adalah keterlibatan tuntutan waktu. Berikutnya, pastikan pilih mana yang paling harus segera dalam urutan hingga yang paling tidak harus segera. Tandai ’tidak segera’ yang bagaimana, kapan itu harusnya dilakukan? Hingga kita bisa meletakkan pada urutannya yang benar. Jika selesai, kini kita tahu mana yang harus dikerjakan hari ini, besok, lusa atau minggu depan.
Selanjutnya memberikan klasifikasi tingkat ’penting’ tidaknya sebuah pekerjaan. Penentu poin ini adalah efek baik dan efek jeleknya jika dikerjakan. Seberapa besar pengaruhnya terhadap sistem pekerjaan atau diri kehidupan kita. Dengan cara yang sama, berikan tanda-tandanya. Lalu kita dapat memastikan mana yang paling penting dan mana yang paling tidak penting.
Pada akhirnya kita bisa melihat mana yang penting - mendesak, mendesak - tidak penting, tidak mendesak – penting dan tidak mendesak – tidak penting.

Manfaat
Dengan menentukan prioritas itu, kita bisa dengan mudah memetakan pekerjaan-pekerjaan kita. Kita tahu mana yang harus di dahulukan tanpa harus merasa dikejar-kejar oleh kekhawatiran. Segeralah mulai, anda bahkan akan merasakan cahaya solusi begitu anda memulai membuat daftar tugas atau pekerjaan anda. Anda bukan saja membuat skala prioritas, tetapi anda bisa terbebas dari pikiran dan perasaan bahwa anda sangat sibuk atau banyak pekerjaan. Pada saat anda menuliskan daftar pekerjaan, bisa jadi sebenarnya pekerjaan-pekerjaan itu sangat sedikit jumlahnya, tidak sebanyak yang anda bayangkan.
Dengan menetapkan skala prioritas, kita memiliki agenda kerja, kita tahu apa saja yang kita harus kerjakan hari ini dan seterusnya. Kita juga bisa memiliki sistem catatan atas perkembangan pekerjaan yang sedang kita kerjakan.

Resep Kunci
Saya sebut resep kunci atas rahasia atas misteri pengaturan waktu yang sebenarnya bukan rahasia. Kunci itu berada dalam pikiran kita sendiri. Sejauh mana kita bisa mengelola waktu dengan baik, membaginya dengan bijak serta berpikir dingin pada saat menentukan prioritas dan delegasikan sebanyak mungkin pekerjaan rutin.
Semakin banyak anda mendelegasikan pekerjaan rutin kepada orang lain, anda akan memiliki kemampuan kinerja yang jauh lebih besar lagi. Anda akan memiliki kesempatan untuk menilai dan menghargai waktu. Anda akan dengan mudah menentukan nilai dan target-target jangka pendek, menengah dan jangka panjang. Yang pasti akan banyak hal yang anda selesaikan dengan waktu yang lebih sedikit.
Ingatlah metode ini hanyalah alat, penentunya hanyalah anda sendiri. Menggunakan alat ini bukan berarti pekerjaan anda selesai. Anda baru saja memulainya dengan mudah. Anda harus segera bergerak memulainya dan satu persatu anda harus menyelesaikannya.
Kesalahan pemanfaatan waktu terbesar adalah sikap permisif ketika kita berusaha mencari pembenaran dengan mengatakan ’Besok kan masih ada waktu”. Menunda penyelesaian pekerjaan adalah penghianatan terhadap perkembangan diri.
Pekerjaan itu ibarat sebatang pensil yang anda genggam dengan posisi tangan terulur. Ini bukan perkara seberapa ringan pensil itu, tetapi seberapa lama kita memegangnya. Jika hanya 1 menit, pasti tidak terasa sakit tangan anda. Tapi begitu anda memegang pensil yang amat sangat ringan itu selama 1 jam, 5 jam, 1 hari atau 1 bulan?! Saya yakin tangan anda bisa patah!
Demikian juga dengan pekerjaan, bukan perkara berat atau ringan, tetapi jika anda menunda, sebenarnya anda sedang memberikan beban yang lebih besar bagi diri sendiri. Ada pepatah lama ”A journey of a thousand miles must begin with a single step” Lao-Tzu
Previous
Next Post »