BEDAH STRUKTUR PERUSAHAAN PELANGGAN

tulisan ini sudah diterbitkan di harian waspada pada tanggal 02 maret 2009, di halaman bisnis dan teknologi

KESALAHAN umum yang dikerjakan oleh tenaga pemasaran/penjualan adalah hanya berorientasi kepada satu hubungan dengan pelanggan perusahaan, yaitu pimpinannya saja atau salah satu dari contact personnya saja.
Terlalu banyak petugas penjualan/pemasaran yang sama sekali tidak pernah memperhatikan struktur organisasi dari perusahaan yang ditujunya. Padahal dari structur itu jelas terlihat bagian-bagian yang penting serta jalur pengambilan keputusan untuk membeli produk yang kita pasarkan.
Misalkan kita akan menjual cairan pembersih kaca ke sebuah kantor, tentu kita harus tahu, siapa yang menggunakan produk itu di kantor yang kita tuju, katakanlah yang membutuhkan adalah office boy atau bagian cleaning service. Saya yakin petugas tersebut tidak berhak mengeluarkan uang utnuk membeli produk yang dibutuhkannya.
Petugas tersebut pasti memiliki supervisor atau manager yang berhak untuk mengeluarkan permintaan suplay barang kepada pihak gudang dan pihak gudang selanjutnya meminta kepada pihak pembelian jika stoknya habis.
Dalam proses tersebut diatas, kepala bagian keuangan dan pimpinan kantor akan terlibat dalam proses persetujuan pembelian produk pembersih tadi.
Dalam menentukan merek, akan ada banyak pengaruh dari orang-orang yang ada di kantor tersebut. Mungkin sekretaris atau kepala bagian lain yang memiliki pengalaman atas salah satu produk pembersih kaca. Artinya mereka akan memberikan referensi bagus dan tidaknya sebuah produk.
Dari penjelasan proses diatas, sangat penting jika seorang petugas pemasaran/penjualan mengedal dan dikenal oleh seluruh bagian dari satu organisasi tersebut.

Bedah struktur
Adalah sebuah langkah strategis yang dilakukan oleh bagian penjualan untuk mengetahui secara pasti siapa-siapa saja yang harus dihubungi dalam sebuah organisasi yang diincar menjadi sasaran penjualan.
Disini diperlukan kecakapan khusus dari petugas penjualan/pemasaran untuk mampu menginvestigasi bagaimana structur organisasi sebuah perusahaan.
Untuk memastikan mereka mampu dan menguasai target pasar tersebut, perlu dilakukan semacam presentasi oleh petugas pemasaran/penjualan tentang structur organisasi targetnya tersebut.
Dalam presentasi tersebut petugas penjualan/pemasaran harus mampu menyebutkan nama-nama orang dalam struktur organisasi tersebut sekaligus menjelaskan posisi serta wewenangnya. Sehingga dalam presentasi tersebut bisa dengan jelas dipetakan, siapa-siapa saja yang pantas didekati dan diprospek.
Hasil presentasi tersebut bisa menjelaskan strategi pendekatan yang terbaik kepada masing-masing pejabat sesuai dengan structur tersebut.
Pertanyaan dan tanggapan dari peserta presentasi akan memperkaya dan memperjelas situasi dan membimbing kepada keputusan ideal untuk mempertajam strategi pendekatan.

Politik Perkantoran
Jelas dimanapun ada praktik-praktik politik perkantoran. Masing-masing memiliki kultur yang berbeda-beda. Sejauh itu berpengaruh terhadap keputusan pembelian, seyogyanya kita juga harus memperhatikannya.
Bisa jadi seorang pemimpin sebuah organisasi yang menjadi target kita mempercayai orang-orang tertentu yang tidak sesuai dengan structur organisasinya. Bisa jadi seorang pemimpin memiliki kedekatan emosional dengan pegawai yang secara formal tidak memiliki kekuasaan tertentu, tapi orang itu memiliki kekuatan pengaruh yang sangat kuat kepada pemimpin tadi.
Hal-hal seperti ini sangat perlu untuk dijadikan pertimbangan. Artinya, pendekatan kepada atau melalui orang-orang dekat pimpinan juga menjadi penting. Harus diatur sebuah taktik untuk bisa memasuki lingkungan orang-orang dekat tersebut dan mempengaruhinya sehingga bisa membantu memuluskan proses pembelian.

Gaya & Kultur
Setiap gaya manajemen akan diwarnai oleh gaya kepemimpinannya. Lalu secara bersamaan akan menciptakan kebiasaan-kebiasaan yang lama-lama akan membudaya.
Masing-masing organisasi memiliki kebijakan dan prosedur yang beda-beda yang disesuaikan dengan keadaan masing-masing.
Untuk itulah bedah struktur menjadi sangat penting agar semua pihak dibagian penjualan bisa memberikan dukungan kepada petugas penjualan dalam rangka melakukan pendekatan dan pengkondisian penjualan di organisasi yang dimaksud.
Ada yang memiliki gaya pembelian sangat sederhana ada juga yang memiliki sistem dan pola yang sedikit komplikasi yang serba prosedural, banyak tandatangan serta kontrol.
Masing-masing organisasi memiliki kebijakan pembayaran yang berbeda-beda. Waktu pembayaran yang khas, cara pembayaran dan petugas pembayaran yang tertentu.
Kadang-kadang ada organisasi yang memiliki kebijakan pembelian yang tertentu, penuh kontrol dan penalti. Ini harus sangat diwaspadai.
Belum lagi jika oknum-oknum pelaksananya memiliki kecenderungan korup. Jadi harus jelas apakah kita harus memberikan komisi dan kepada siapa-siapa saja?

Pendekatan
Dengan bedah stuktur ini, jelas sekali bahwa seorang petugas penjualan harus memperhatikan banyak posisi dan banyak orang. Tentu saja harus dijadwalkan secara baik, kapan-kapan dan dengan cara bagaimana dalam melakukan pendekatannya.
Dalam hal ini, kita tidak lagi hanya berorientasi kepada pemimpim pertamanya saja. Kita akan memperhatikan semua orang.
Jika perlu, kita adalah orang yang dikenal sangat dekat dengan produk yang kita jual oleh orang-orang tersebut. Pastikan dari satpam, petugas parkir, petugas recepsionis, sekretaris hingga pemimpin, semuanya harus mengenal kita dengan baik, sehingga mereka akan memudahkan urusan kita.

Pencatatan
Saya merekomendasikan kepada semua kepala bagian penjualan untuk memiliki sistem pencatatan yang dengan jelas menyebutkan proses dan aksi apa saja yang dilakukan petugas penjualan kita kepada target-target pasar tersebut.
Layaknya seorang dokter memiliki catatan riwayat pengobatan pasiennya, demikian juga seorang petugas penjualan dan pimpinannya. Harusnya kita juga memiliki catatan riwayat pendekatan dan aksi untuk setiap organisasi/perusahaan yang menjadi target pasar kita.
Dalam catatan tersebut terlihat daftar nama-nama yang menjadi penghubung kita lengkap dengan jabatan, nomor telepon, alamat email hingga hari ulang tahunnya. Selanjutnya tercantum juga aktifitas pendekatan yang dilakukan. Misalnyanya berapa kali telepon, berapa kali kunjungan, membicarakan apa saja, hasil-hasil pembicaraan dan seterusnya. Catatan itu menjadi pegangan untuk menilai kinerja petugas penjualan dan potensi pasar tersebut.
Sekali lagi, tanpa mengenal siapa yang akan kita prospek, seperti memukulkan palu dalam kegelapan untuk menancapkan sebuah paku. Lebih banyak buang-buang waktu sia-sia.
Previous
Next Post »