Muatan Humas dalam “Pisah Sambut”

tulisan ini sudah dimuat di harian waspada medan, tanggal 15 maret 2010 pada halaman bisnis dan teknologi.



...

molo adong na salah

manang na hurang pambahmanenakki

sai anju ma au,

sai anju ma au,

ito hasian....

foto bisnis indonesia
Lagu ini merdu melantun dari mulut seorang Bugis yang sudah beberapa tahun tingal di Medan. Diatas panggung itu dia bersungguh mencoba menorehkan sebuah pesan. Dari matanya yang berkaca-kaca, saya mengartikanya seolah ingin mengatakan permohonan maaf yang paling dalam jika ada kesalahan dalam pergaulannya selama ini dengan sepenuh hati.

Sekian banyak kejadian dan pengalaman hidupnya selama tinggal di kota Medan jelas sangat sulit diucapkan dalam sebuah pidato perpisahan, tetapi lagu itu dia jadikan pengantar suasana hati untuk kami kawan-kawannya yang hadir pada acara itu. Dan kami memakluminya dengan iklas.

Dalam acara itu, selain kata perpisahan dari sahabat yang akan meninggalkan kota medan, ada juga acara memperkenalkan penggantinya. Disebutkan dalam kesempatan itu, hal-hal yang menjadi latar belakang si pendatang baru itu. Pada kesempatan ramah tamah, kami bertukar kartu nama, nomor kontak dan mulai berbasa basi dan kami semua jadi mengenalnya lebih baik.

Kawan-kawan saya suka mengatakan; datang kelihatan wajah, pergi kelihatan punggung. Sesuatu yang menggambarkan sopan-santun ketimuran dalam pergaulan. Sebuah sikap dimana pada saat mendatangi satu tempat baru, idealnya kita permisi kepada yang sudah tinggal disana dan pada saat akan meninggalkan tempat itu, kita pun harus permisi dengan baik-baik sebelum meniggalkanya.

Tetapi, selama acara temu pisah itu, saya menyadari betapa ini adalah sebuah strategi pemasaran dan langkah Hubungan Masyarakat yang sangat efektif. Dimana ada proses memperkenalkan dan upaya menjembatani pergantian jabatan itu dengan jaringannya. Satu langkah yang cerdas untuk memastikan relasi dan pendukung tetap terhubung satu dengan yang lain dengan baik walaupun ada perubahan pejabatnya.

Penghubung
Acara pisah sambut, sejatinya bukan saja sebuah resepsi dan jamuan makan, tetapi sebenarnya ada sebuah proses interaksi hubungan yang personal antara pejabat yang akan pergi dan pejabat yang datang kemudian dengan jaringan pergaulan yang sudah terbentuk sebelumnya.

Dalam acara ini jelas akan terjadi sentuhan-sentuhan emosional antara undangan dengan pihak yang akan pergi. Tentu saja tergantung kualitas hubungan yang selama ini terjadi diantara mereka. Jadi tidak mengherankan bila yang pergi biasanya akan menjadi ‘tokoh’ dalam acara itu.

Tetapi bagaimanapun juga, jangan lupa bahwa dalam acara itu ada unsur memperkenalkan dengan pejabat yang baru datang. Artinya harus ada ruang disana untuk memperkenalkan siapa yang akan datang sehinga hubungan kerjasama yang akan erjalin menjadi lebih mudah dengan kesepahaman yang lebih baik.

Proses perkenalan itu diharapkan mejadi efisien dan lumrah, karena ada proses perkenalan, ada proses menginformasikan keberadaan pejabat baru sehingga diharapkan muncul kesan yang tetap positif. Oleh karenanya sebaiknya di design sebuah acara yang memastikan kebutuhan penghubung ini berjalan dengan sukses.



Acara
Karena misi dasar pisah sambut adalah memastikan hubungan bisnis tetap terjaga, maka setting acara menjadi komponen yang penting. Ada beberapa hal yang saya ingin bagikan kepada anda jika hendak membuat acara serupa ini;

Yang pertama, udangan. Dalam point ini, hal yang perlu diperhatikan adalah daftar siapa saja yang akan diundang. Tentukan skala prioritas untuk memilih relasi yang akan diundang. Berikutnya konfirmasi kehadiran, sehingga tidak perlu cemas mengestimasikan jumlah undangan yang akan datang. Seperti idealnya sebuah acara, sebaiknya kertas undangan juga memuat thema acara tersebut.

Yang kedua, acara. Penting untuk mendesign acara ini. Jangan biarkan acara mengalir tanpa panduan. Lalu pastikan porsi-porsi urutan acara dan siapa-siapa saja yang akan tampil di panggung. Selain pihak yang akan pergi, pastikan pihak yang datang juga mendapatkan porsi yang luas untuk meperkenalkan diri.

Sangat bagus jika ada kesempatan yang bisa mempresentasikan jasa dan prestasi pihak yang pergi serta latar belakang serta kelebihan-kelebihan pihak pendatang. Dalam budaya timur, alangkah baiknya proses ini dilakukan oleh pihak lain, bukan oleh yang bersangkutan, karena banyak pengakuan-pengakuan prestasi yang akan disebutkan dalam acara tersebut.

Kegiatan informal selama acara penting di setting dengan ruangan yang tidak berkursi, tujuannya agar semua tamu memiliki kebebasan untuk saling sapa dengan banyak orang lain. Jika ada kursi, biasanya mereka akan berkumpul dengan tamu yang sama dan segan pindah-pindah lokasi untuk bertemu dengan yang lain. Dalam kesempatan inilah pejabat yang baru dan lama akan secara aktif berkomunikasi dengan banyak orang secara personal.

Yang ketiga. Jangan lupa kelengkapan acara. Mungkin seperti paket sovenir yang juga memuat surat permohonan diri dari pihak yang pergi dan profile pejabat yang datang. Ini penting, karena bisa saj apesan-pesan lisan dalam pidato tidak cukup lengkap atau terlupa. Sangat bagus jika pendatang yang baru juga sudah memiliki kartu nama dengan kelengkapan posisi terbarunya.

Yeng keempat. Pastikan ada pesan yang jelas bahwa perusahaan akan terus melanjutkan kerjasama yang baik selama ini dengan semua relasi dan bahkan akan meningkatkannya dengan kehadiran pejabat yang baru.
Tindak lanjut
Seusai pesta, bukan berarti selesai kerja. Terutama bagi pihak pejabat baru. Pastikan ia memiliki kesempatan untuk melanjutkan komunikasi dengan tamu-tamu yang sudah ditemuinya pada saat acara pisah sabut. Daftar tamu dan kartu nama yang didapat bisa menjadi alat untuk menghubungi relasi tersebut.

Kontak komunikasi tersebut bisa dimulai dengan surat atau telepon bahkan sangat bagus jika bisa langsung bertemu dengan berkunjung ke kantor relasi tersebut.
.......

Melalui kesempatan ini, saya ingin mengucapkan selamat jalan untuk Bung Yusran Yunus, terimakasih untuk diskusi-diskusi serta kerjasamanya yang baik selama ini. Lagu Sai Anjuma Au mengantarkanmu untuk sukses pada jabatan yang terbaru.



Konsultasi & Pelatihan; tj@cahyopramono.com




Previous
Next Post »