TULISKAN

            BANYAK pimpinan bisnis yang mengeluh capek menghadapi bawahannya. Mereka merasa sudah bolak balik membuat berbagai rapat, tetapi peningkatan kinerjanya sangat lambat. Yang lebih menyedihkan adalah, banyak poin yang dibicarakan dan diputuskan dalam rapat/briefinig tersebut adalah hal lama yang sudah berulangkali dibahas.
            Berulang kali membahas masalah yang sama dan setelah sekian waktu, si pemimpin merasa frustasi. Rasanya dialog dalam rapat tiada lagi ada gunanya. Selanjutnya si pemimpin hanya bisa menggunakan satu-satunya senjata yang tersisa; marah.
           Kesimpulannya negative; bicara baik-baik dalam rapat tidak ada gunanya. Pimpinan merasa bahwa hanya dengan marah, semuanya baru bisa berjalan.
         Filosofi kerja yang yang terjadi menjadi terbalik. Yang semestinya bawahan digaji untuk memudahkan pekerjaan atasan, tetapi yang terjadi sebenarnya adalah; para pemimpin merekrut dan menggaji bawahan agar si bawahan menyuruh atasannya untuk tiap hari mengingatkan bawahannya tersebut.
           Suanana kerja penuh dengan amarah dan kebencian. Si atasan Lelah dan frustasi dan si bawahan merasa tidak berarti dan merasa semakin bodoh.

ALAT BANTU
            Beberapa kali sesi coaching saya menemukan kasus diatas. Dengan pendalaman lebih lanjut, ternyata ada hal-hal sederhana yang tidak dilakukan oleh tim kerja tersebut.  Saya menyebutnya alat bantu kerja.
            Kebanyakan kasus tersebut terjadi karena semuanya menggunakan lisan saja. Ketika rapat menghadapi masalah atau merencanakan sesuatu, Si pimpinan dan bawahan larut dalam percakapan yang tidak membumi.
            Mau ini, mau itu, rencana ini, rencana itu dan masih banyak lagi. Semuanya dibicarakan secara lisan. Tidak ada yang menuliskan sebagai alat bantu untuk mengingatkan semua tim kerja tentang poin-poin kesepakatan tersebut.
            Ada banyak alat bantu kerja. Kali ini saya ingin membahasa salah satunya yaitu pencatatan.

TERTULIS
            Alat bantu kerja yang tertulis ada banyak bentuknya. Dalam hal rapat, alat bantu tertulis yang diperlukan adalah semacam risalah/minute rapat.
            Ada banyak versi bentuk risalah rapat. Tetapi apapun itu silahkan pilih yang paling efisien dan efektif.
Risalah rapat, intinya harus menyebutkan; nama rapat, siapa yang hadir, siapa yang tidak hadir, jam dan durasi rapat, da nisi rapatnya. Dalam hal isi rapat, inti yang penting harus disebutkan adalah jawaban atas pertanyaan ini; apa, siapa, kapan, bagaimana, berapa dan dimana.
Jangan terjebak dalam format risalah seperti risalah untuk keperluan legal/hukum dimana semua kata yang terucap harus dituliskan. Itu sangat memakan energy dalam menuliskannya apalagi membacanya. Jangan sampai alat bantu malah menjadi beban tambahan.
Menuliskan risalah rapat internal, pada bagian masing-masing peserta (siapa) cukup kata-kata pendek. Misalnya; “Peserta rapat sepakat agar bagian penjualan akan merencanakan harga promosi untuk awal tahun ajaran baru yang akan diselesaikan paling lambat tanggal 20 januari 2017”. Kalimat itu terdiri dari 24 kata, sangat panjang dan bertele-tele. Jadi dalam risalah, cukup ditulisa pada kolom peserta(bagian penjualan); “harga promo” (hanya 2 kata).  Lalu pada bagian tenggat waktu tulisakan “20/01/17”. Toh, semua peserta tahu apa yang dimaksud dengan “harga promo” dan “20/01/17”.
Risalah seperti ini cukup 1 halaman untuk detail kerja seluruh bagian.

PENGINGAT
            Risalah dibagikan kepada semua peserta rapat dan dijadikan alat pengingat oleh semua peserta rapat.
            Ingatkan bawahan dalam bentuk bertanya kepada masing-masing bawahan secara langsung di luar rapat.
            Dalam rapat lanjutan, tak usah bicarakan poin-poin yang belum masuk ke tenggat waktu.

                                                           Coaching & Pelatihan; tj@cahyopramono.com

Artikel ini sudah diterbitkan di Harian Medan Bisnis pada tanggal 16 Januari 2017, dihalaman 7. Diperbolehkan mengcopy dan menyebarkannya dengan selalu menyebutkan sumbernya
Previous
Next Post »