HIRARKI PERENCANAAN BISNIS

                SETELAH minggu lalu saya bahas manfaat dan apa itu perencanaan. Kini saya akan membahas hirarkinya. Mengapa berlevel? Tentu saja karena pelaksana perencana berposisi pada tanggungjawab yang berbeda-beda.
                Secara sederhana hirarki hanya ada tiga level. Yaitu; kelas strategis, kelas taktik dan kelas operasional. Secara sederhana memang level jabatan dan kewenangan secara prinsip dibagi tiga juga; level pimpinan puncak, level pimpinan menengah dan level pelaksana. Mari kita bahas lebih lanjut.

RENCANA STRATEGIS
                Sifat rencana ini menyeluruh, memberikan rumusan tentang kemana perusahaan akan diarahkan. Menyebutkan bagaimana sumberdaya dialokasikan untuk mencapai tujuan tersebut dan menyebutkan jangka waktu tertentu dengan mempertimbangkan semua kemungkinan keadaan lingkungan.
                Melakukan perencanaan strategis berarti menetapkan misi organisasi secara jelas. Pimpinan puncak organisasi ini harus membuat rencana ini secara jelas (disusun secara matang dan berkualitas), bukan Cuma mencontoh visi dan misi perusahaan lain. Ingat, rencana strategis ini akan menjadi acuan utama keberhasilan organisasi.
                Tidak ada standard baku bentuk atau formulir rencana ini, tetapi harus memenuhi kebutuhan situasi dan kondisinya. Alat-alat bantu management seperti analisa SWOT, Business Model Canvas, 5 forcces porter atau yang lainnya bisa digunakan sebagai acuannya.
                Rencana strategis ini mendesain Goal untuk jangka waktu 1 hingga 5 tahun kedepan.
                Contoh dari rencana ini adalah jika goal perusahaan adalah 20 Milyard sebelum pajak, maka rencana strategisnya misalnya adalah “Meningkatkan Penjualan sebesar 45%”. Lalu Menurunkan Biaya sebesar 22 %”.

RENCANA TAKTIS
                Rencana ini disusun oleh manajer level tengah. Rencana ini adalah tejemahan yang lebih taktis dari rencana strategis yang disusun oleh pimpinan puncak. Rencana ini berlaku untuk masa jangka menengah. Sasarannya adalah dalam kurun waktu semester, kuartal dan bulanan.
                Rencana ini menetapkan prosedur-prosedur, jadwal dan anggaran secara rinci dan terintegrasi untuk mencapai rencana strategis.
                Rencana ini harus disusun dengan taktik yang menitikberatkan kepada sumberdaya internal perusahaan dan mempersiapkan diri terhadap kemungkinan terjadinya perubahan pada lingkungan organisasi perusahaan.
Contoh terjemahan strategis ke taktis ini (lihat diatas) adalah; Pertama, menambah konsumen baru (misal 5 kelas A, 10 kelas B dan 25 kelas C). Kedua; menigkatkan penjualan dari pelanggan yang sudah ada hingga 25%. Ketiga; meningkatkan kemampuan tenaga penjualan (misalnya hingga standard Kompetensi).
Untuk penekanan biaya, misalnya; Pertama; menata ulang proses bisnis. Kedua; Optimalisasi pemanfaatan peralatan hingga 90 %.

RENCANA OPERASIONAL
                Inilah rencana final yang menterjemahkan rencana taktis menjadi rencana kerja harian atau mingguan. Rencana ini dibuat oleh manjemen level terbawah, seperti supervisor atau kepala regu. Filosofi-nya adalah bahwa prajurit tak perlu diajak berfikir strategis. Mereka cukup bisa berfikir setiap langkah pekerjaan terselesaikan dengan efisien, efektif dalam waktu yang tepat.
                Perencanaan ini berisi apa, siapa, kapan, berapa, dimana dan bagaimana dengan detail dan spesifik. Jika menggunakan contoh diatas, maka uraian perencanaannya adalah sebagai berikut (misal);
                Untuk peningkatan omset, Pertama; mencari data lead baru, 23 call perhari/orang sales. Mungkin membuat pameran dipelataran masjid setiap hari jumat dll. Kedua; melakukan kunjungan untuk mengikat kedekatan dengan pelanggan yang sudah ada, atau buat promosi bonus dan bundling. Ketiga; membuat Pelatihan internal, mentoring/coaching.
                Untuk penekanan biaya; Pertama; buat tim kontrol energy, aplikasikan kaizen, GKM dll. Kedua; targetkan pemakaian alat hingga 95 % dan down time 5%.
Artikel ini sudah diterbitkan di Harian Medan Bisnis pada tanggal 26 Maret 2018, dihalaman 7. Diperbolehkan mengcopy dan menyebarkan dengan selalu menyebutkan sumbernya.
               


                                                                           Business Coaching & Training; tj@cahyopramono.com
Latest
Previous
Next Post »