PENUGASAN PEKERJAAN

                SAYA pernah membuat kesalahan, hampir sepanjang karir pekerjaan saya. Kesalahan itu adalah dalam hal membuat Aturan Uraian Pekerjaan atau yang sering orang sebut dengan Job Description. Kesalahan terbesar saya adalah, biasanya saya mencontek daftar uraian pekerjaan itu dari perusahaan-perusahaan besar yang diakui kehebatannya.
                Kesalahan itu adalah bahwa dengan daftar ’hebat’ yang  saya miliki itu, saya memerintah bawahan saya untuk bekerja seperti daftar itu yang nota bene adalah perusahaan lain yang memiliki latar belakang, gaya manajemn dan situasi yang pasti berbeda.
                Untuk membayar rasa bersalah itu saya buat tulisan ini.  Artikel kali ini adalah sedikit tips untuk satu; mengetahui sebenarnya apa saja pekerjaan yang harus kita tugaskan kepada tim kerja. Kedua; untuk mengetahui apakah tim kerja tahu apa saja pekerjaannya. Lalu yang ketiga; untuk mengetahui apakah mereka tahu urutan kerja dan prosedurnya. Yang keempat apakah mereka tahu standard yang pencapaian yang harus dicapai, dan yang kelima; apakah tim kerja memahami Kompetensi apa yang harus dipenuhi.

DAFTAR PEKERJAAN
                Langkah pertama, suruh tim kerja anda secara individu menuliskan daftar pekerjaan mereka dengan lengkap. Lengkap yang saya maksud adalah sempurna secara rinci. Jika ada daftar pekerjaan semisal “Mempromosikan Menu Baru”, itu bukan termasuk sempurna dalam kontek rinci. Harus ditambahkan kejelasan apa saja pekerjaan yang harus dilakukan dalam mempromosikan menu baru tersebut.
                Harus ada rincian, misalnya 1). Memfoto menu baru. 2) menyiapkan materi promosi dalam bentuk brosur elektronik, brosur kertas, spanduk, iklan radio dan berita di Koran. 3) memposting brosur tersebut ke media sosial. 4) mengirim brosur tersebut ke email para pelanggan. 5) membagikan brosur cetakan ke target pasar. 6) memasang spanduk, 7). Penempatan iklan radio. 8) penempatan berita di Koran.
                Benar anda dan tim kerja anda sudah tahu apa yang harus dilakukan, tetapi daftar ini justru sangat penting untuk mengingatkan diri kita tentang apa saja daftar pekerjaan kita. tantangan dalam tahap ini adalah ‘merasa tahu’. Jika muncul perasaan sudah tahu, maka semua dari kita akan berhenti.

URAIAN PEKERJAAN
                Setelah selesai dengan daftar pekerjaan secara rinci. Lanjutkan dengan membuat daftar urutan pekerjaannya. Lagi-lagi harus dengan sangat detail dan terperinci. Anda harus mengarahkan proses penulisannya dengan format, nomor urutan pekerjaan, lalu kolom pekerjaannya, kolom alat yang digunakan, kolom standard pekerjaannya dan Kompetensi yang harus dikuasai oleh pelaksana kerja.
                Sebutlah dari daftar pekerjaan mempromosikan menu baru diatas, ada pekerjaan turunannya berupa ‘memfoto menu baru’. Nah, pekerjaan memfoto menu itu berisi; 1) meminta pihak dapur mempersiapkan menu dimaksud. 2) Mempersiapkan kamera, lampu dan lokasi pemotretan. 3) Meminta saran pihak marketing tentang apa sudut dari menu yang akan diunggulkan. 4) melakukan pemotretan. 5) Dll.
                Sebutkan standard yang dipatok, misal; 1) Makanan tersaji dengan komposisi warna yang menarik. 2) Resolusi dan ukuran foto memenuhi kebutuhan cetak. 3) semua alat berfungsi dengan baik.
                Kompetensi yang harus dikuasai; 1) Mampu menggunakan kamera foto. 2) Menguasai tata cahaya. 3) dll.

PENILAIAN KERJA
Dengan menyelesaikan daftar pekerjaan dan urutan kerjanya, anda dan tik kerja secara otomatis mengetahui daftar pekerjaan, urutan kerja, alat yang digunakan, standard yang ditetapkan dan Kompetensi yang harus dikuasai pelaksana kerja.
Sekarang anda bahkan sudah punya alat bantu menilai tim kerja anda. 
Artikel ini sudah diterbitkan di Harian Medan Bisnis pada tanggal 16 April 2018, dihalaman 7. Diperbolehkan mengcopy dan menyebarkan dengan selalu menyebutkan sumbernya

Business Coaching; tj@cahyopramono.com
Previous
Next Post »