it's all about growing up and human developing. Especially on business coaching

23.11.17

Ketika Manager Tidak Tahu Mau Kerja Apa

         SUNGGUH aneh ketika seorang manager masuk kantor dan dia tidak tahu apa yang akan dia kerjakan hari itu. Sepertinya tidak mungkin, tetapi sesungguhnya ini banyak terjadi. Banyak sekali pimpinan atau manager yang memulai hari dengan bengong dan tidak tahu mau mengerjakan apa.
        Sialnya, ketika seorang manajer tidak memiliki daftar kerja, mereka akan mencari-cari pekerjaan dengan cara-cara yang tidak positif. Salah satunya, mereka lebih memilih untuk mencari-cari kesalahan bawahan sebagai bentuk upaya menunjukkan bahwa mereka bekerja.
Saya tidak berkomentar tentang kompetensi mereka untuk menjadi seorang manager, tetapi saya yakin mereka sudah mencapai level rutinitas yang memperbodoh diri mereka sendiri. Mereka terjebak dalam kebiasaan yang merugikan.

JEBAKAN KONTROL
          Kontrol dan pengawasan adalah hal wajib yang harus selalu ada. Tetapi kontrol yang salah akan menjadi bumerang yang berpotensi memperlambat proses bisnis dan akhirnya melembatkan perkembangan bisnis itu sendiri, bahkan bisa membuat bisnis sama sekali tidak berkembang.
         Saya meyakini bahwa Ketika fungsi kontrol dipegang langsung dan tunggal oleh atasan, maka bawahan akan serta merta menyerahkan semua tanggungjawabnya kepada atasan tersebut.
         Atasan memonopoli fungsi kontrol sering terjadi karena si atasan tersebut tidak tahu mau kerja apa. Sehingga satu-satunya pekerjaan yang bisa dia lakukan adalah dengan mengontrol dan mencari-cari kesalahan bawahannya.
        Saya meyakini, dalam sebuah proses bisnis yang benar, mestinya fungsi kontrol harusnya dilakukan oleh masing-masing pihak di masing-masing tahapan proses. Pekerja harus memiliki standard, baik dan buruknya pekerjaan yang dikerjakannya, sehingga setiap pekerja tidak menyerahkan atau menstranfer hasil kerja yang cacat kepada pihak lain.
           Nah, ketika fungsi kontrol hanya dilakukan oleh pemimpin, lama-lama bawahan akan malas dan bekerja tanpa mempertimbangkan kualitas, efiensi dan efektifitasnya, karena mereka meyakini bahwa nanti pasti akan ada teguran dan kontrol dari atasannya.
        Dalam situasi ini, si atasan merasa senang karena selalu merasa hebat dengan ketrampilannya melihat cacat dan kesalahan pekerjaan bawahannya. Sayangnya kedua belah pihak sama-sama tidak menyadari bahwa mereka sedang bersepakat memperbodoh diri sendiri.
      Dalam situasi ini, terjadilah kisah seorang manajer yang membayar bawahan agar si bawahan menyuruh-nyuruh si manajer untuk mengontrol dan mengoreksi pekerjaan bawahannya setiap hari. Padahal, semestinya si manajer membayar bawahan untuk memudahkan pekerjaan si manajer.

DAFTAR PEKERJAAN 
        Jika situasi diatas tidak ingin terus terjadi, bagi manajer, segeralah memperbaiki diri dengan membuat daftar pekerjaannya. Berlatihlah membuat rencana kerjaan mingguan sebanyak 40 pekerjaan. Sehinga bila dibagi 6 hari kerja, maka setiap hari setidaknya akan ada 7 buah pekerjaan yang harus diselesaikan.
        Jika sudah bisa, tandai daftar pekerjaan itu, mana saja yang bisa didelegasikan. Intinya adalah bahwa, semua pekerjaan rutin pasti bisa didelegasikan. Kemudian, buatlah skala prioritas. Mana yang harus didahulukan. Gantilah daftar pekerjaan yang bisa didelegasikan dengan daftar yang baru.
           Pada tahap itu, manajer akan terpaksa melatih membuat rencana. Lalu si manajer akan belajar delegasi dan kemudian ia akan belajar dan terpaksa untuk mengerjakan hal-hal baru sebagai bentuk terobosan-terobosan bisnis untuk kemajuan bisnisnya.
       Bersamaan dengan itu, pastikan bawahan mengerjakan yang didelegasikan dengan panduan dan standard. Pastikan mereka sendiri tahu standard yang benar dan yang salah. Pastikan mereka patuh terhadap standard yang ditetapkan. Sehingga tak harus si manajer terlibat jauh mencampuri pekerjaan bawahan.
Artikel ini sudah diterbitkan di Harian Medan Bisnis pada tanggal 20 November 2017, dihalaman 7. Diperbolehkan mengcopy dan menyebarkan dengan selalu menyebutkan sumbernya

       

                        Business Coaching & Pelatihan; tj@cahyopramono.com
Share:

17.11.17

OTOMATISASI, MENGAPA TIDAK?

           KAMI membuat kompetisi antar beberapa captain/head waiter rumah makan minang. Bentuk kompetisinya adalah menghitung dan membuat tagihan dengan cepat serta tepat.
   Banyak yang sanggup mencatat dan menghitung dalam waktu kurang dari 4 menit. Tetapi hanya 3 persen yang menghitung dengan tepat. Kemudian, kami bekali mereka dengan kalkulator. Yang terjadi lebih menyenangkan, hampir seluruhnya bisa menghitung dalam waktu kurang dari 2 menit dan tepat.
           Pada kesempatan terpisah, kami bertamu di restoran yang pelayannya menggunakan teknologi tanpa kabel, dimana pesanan-pesanan kami langsung dimasukkan dalam mesin di tangannya yang hanya sebesar telepon pintar. Ketika kami minta dibuatkan tahigan, kami mencatat rata-rata mereka menyelesaikan penghitungan dan pencatatan lengkap dalam waktu kurang dari 1 menit.
           Memang, jika sekilas dilihat, untuk satu transaksi jikapun lebih dari 3 menit, pelanggan masih maklum. Tetapi jika sudah banyak transaksi, tidak jarang untuk membayar saja, pelanggan memerlukan waktu yang panjang dan membuat mereka mengeluh.
        Pada kasus rumah makan minang, keluhan jarang terjadi karena memang harga-harga tidak tercantum dalam buku menu yang terlihat langsung oleh pelanggan, sehingga potensi salah hitung oleh petugas tetap tidak direspon dengan keluhan pelanggan.
          Tetapi kesalahan hitung itu pasti merugikan semua pihak. Jika kurang dari harga, rumah makan akan rugi, jika kelebihan hitung, pelanggan rugi.

OTOMATISASI
        Kalkulator diatas membuktikan ketepatan dan kecepatan pekerjaan. Alat bantu kerja yang otomatis pasti akan meringankan pekerjaan dan pasti akan meningkatkan produktifitas. Alasan lain mengapa otomatisasi dalam operasional perusahaan menjadi penting adalah;
        Akibat efisiensi prosedur kerja, maka besaran output per jam kerja meningkat. Pada skala tertentu, perusahaan tidak terpaksa harus mempekerjakan banyak orang karena tingginya biaya tenaga kerja. Pada sisi lain, ketika produktifitas tinggi, biaya produksi bisa ditekan dan harga jual akan lebih bersaing.
Kini tenaga kerja dengan kemampuan tertentu semakin sulit didapat dan harganya mahal. pekerja kini lebih senang berada di industri pelayanan, sehingga semakin sulit mendapatkan tenaga kerja dengan skill tertentu.
Karena otomatisasi menggunakan alat, maka proses kerja akan lebih aman dan sehat. Unsure kelalaian kerja bisa ditekan. Artinya kecelakaan kerja bisa lebih ditekan.
Otomatisasi menghasilan out put yang tepat dan ajeg. Artinya, sekali standard baku mutu di tetapkan, maka begitu terjadi seterusnya. Pada ujungnya kualitas produk tetap terjaga yang dengan kecepatan dan kapasitas yang lebih besar. konsekuensi logisnya adalah waktu jeda dalam proses produksi bisa lebih diperpendek bahkan bisa dihilangkan.

TAK CUMA KALKULATOR
                Mengakhiri tulisan ini, saya ingat operasi binis sahabat saya yang harus melakukan proses angkat barang dari lantai 1 hingga lantai 3 tiap hari dengan hitungan hingga 45 kali, dan itu dilakukan dengan manual, digotong. Dan itu berjalan bertahun. Anda bisa bayangkan pekerja seperti apa yang harus dia sediakan. Berapa waktu yang terbuang, biaya yang bisa di hemat dan waktu proses kerja yang sia-sia.
                Ada juga bisnis sahabat lain yang memproduksi batu bata. Bertahun ia menggunakan 4 pasang kaki pegawainya untuk menginjak dan mengolah tanah liat sebelum dicetak. Proses berjam-jam dan berbiaya tinggi. Padahal ada mesin olah tanah yang sederhana dengan kemampuan produksi sama dengan 30 pasang kaki pegawai dengan waktu yang lebih singkat.
                Alat bantu kerja sangat banyak, cobalah.
Artikel ini sudah diterbitkan di Harian Medan Bisnis pada tanggal 13 November 2017, dihalaman 7. Diperbolehkan mengcopy dan menyebarkan dengan selalu menyebutkan sumbernya


Business Coaching & Pelatihan; tj@cahyopramono.com
Share:

10.11.17

SISTEM YANG MEMBUAT PENGUSAHA BISA SERING LIBURAN

      BANYAK sekali perusahaan bisa berkelas dunia. Cabangnya ribuan diberbagai negara. Pekerjanya jutaan orang. Distribusinya menjangkau seluruh pelosok bumi. Kapitalnya hampir tak terhitung dan pemiliknya seperti tak pernah lagi urusan-urusan kecil. Mereka lebih banyak terlihat berlibur dan bersenang kesana kemari. Bagaimana dengan anda?
          Hampir semua pengusaha pada skala kecil dan menengah yang terheran dengan tampilan pengusaha kaya raya kelas dunia tersebut. Mereka begitu takjub, bagaimana bisa satu orang mengendalikan jutaan orang diberbagai tempat yang tersebar jauh.
          Pelaku usaha kecil menengah merasa bahwa sehari saja meninggalkan bisnisnya, semua menjadi berantakan dan merugi. Bagaimana kalau sering pergi-pergi? Apa yang membedakan mereka dengan kita?
          Jawabnya adalah sistem.
          Jangan berkecil hati, ketika anda tidak memiliki sistem yang tertulis, bukan berarti anda tidak memiliki sistem. Hanya saja, sistem mereka lebih baik, lebih mandiri dan auto pilot, sehingga sistemlah yang bekerja untuk mereka. mereka sudah tidak lagi menjadi operator bisnis, tetapi menjadi pemilik bisnis.
          Tantangan anda saat ini, adalah membangun sistem yang benar dan tepat.

SISTEM
Sistem bisnis adalah sebuah kelompok komponen atau elemen yang disatukan dalam sebuah proses yang satu kesatuan untuk mencapai suatu tujuan bisnis.
Proses tersebut menentukan input, efienci dan efektifitas proses hingga output dalam menjalankan sebuah bisnis. Sistem yang benar dengan sendirinya akan menjadikan perusahaan memiliki siklus bisnis yang benar dan tepat.
Siklus bisnis yang benar dan tepat akan mengantarkan keberhasilan pencapaian target-target yang sudah disusun.
Artinya, sistem yang benar dan tepat adalah kunci utamanya. Dan pastikan sistem yang anda buat sebagai pemimpin, tidak menjadikan anda sebagai pusat dan kunci utama kontrol. Karena ketika anda memegang pusat kontrol, maka semua pegawai akan melepaskan tanggungjawabnya kepada anda.

MANFAAT SISTEM
Proses yang terintegrasi dengan benar dan berulang, akan menjadi kabiasaan bagi semua pihak. Kebiasaan inilah yang akang menghasilkan budaya.
Budaya perusahaan yang disiplin, tidak mentolerir kesalahan dan tetap waktu, tidak terjadi begitu saja. Tetapi dibangun dan dibentuk dengan sengaja.
Budaya yang terbangun dari sistem yang baik, akan menjadikan anda layaknya hanya sebagai konsultan, bukan mandor yang terikat di dalam proses bisnis anda. jika anda masih belum bisa mematikan HP anda selama 1 minggu tanpa kerusakan di perusahaan anda, maka anda masih menjadi budak dari sistem yang salah.
Sistem yang benar dan tepat akan menghasilkan produk yang semakin lebih baik. Karena sistem tersebut memastikan semua perencanaan terlaksana dengan benar, lalu proses produksi terjalankan dengan benar dan mengontrol dengan benar.
Sistem yang benar dan tepat, akan mengantarkan perjalanan bisnis untuk sanggup menghadapi persaingan dalam jangka panjang. Karena sistem yang benar memasukkan unsur kewaspadaan terhadap persaingan, kewaspadaan kebutuhan pasar serta kewaspadaan untuk terus berkembang tanpa henti.
Sistem yang benar dan tepat akan menghasilan tim yang loyal. Sistem  tersebut akan memperhatikan kemudahan dan kelancaran kerja, mengurangi potensi konflik dan membangun pembelajaran yang positif. Sistem tersebut juga akan menjadi alat seleksi tim yang cocok dan loyal.
Manfaat-manfaat tersebut diatas hanya bisa dicapai jika anda membuat sistem yang benar dan tepat. Tantangan terbesar ketika anda membangun sistem adalah karena perhatian anda bisa bercabang-cabang dan peran anda tercampur antara peran sebagai pemiliki usaha dan sebagai operator bisnis.
Artikel ini sudah diterbitkan di Harian Medan Bisnis pada tanggal 6 November 2017, dihalaman 7. Diperbolehkan mengcopy dan menyebarkan dengan selalu menyebutkan sumbernya

                                                                
                                                       Coachin & Pelatihan ; tj@cahyopramono.com
Share:

OTOMATISASI UNTUK PENINGKATAN VOLUME USAHA

        JIKA pilihan anda adalah meningkatkan volume bisnis dan meningkatkan kinerja perusahaan yang berujung kepada peningkatan keuntungan, maka otomatisasi sangat penting untuk dilakukan. Segala proses yang mengandalkan keterlibatan manusia secara dominan, sudah semestinya dikurangi. Ide tulisan ini sungguh bukan bermaksud mengurangi asupan jumlah tenaga kerja. Tetapi otomatisasi menjadi perlu karena banyak faktor yang medesaknya.
Pertama; mengurangi kesalahan yang disebabkan unsur kelemahan manusia. Manusia bekerja sangat lues dan fleksibel, tetapi tetap memiliki potensi kesalahan yang cukup tinggi. Contoh sederhana adalah kemampuan menghitung. Kemampuan kalkulator terbukti lebih cepat, lebih mudah dengan akurasi tinggi ditambah fakta bahwa kalkulator tidak memiliki rasa bosan dan lelah seperti yang dialami oleh manusia.
Kedua; otomatisasi terbukti membuat pekerjaan rutin yang berulang menjadi mudah dan cepat. Misalnya alat siram tanamam yang bekera secara otomatis pada jam tertentu setiap hari. Sama dengan alat penghidup lampu litrik otomatis berdasar waktu atau tingkat kegelapan cahaya matahari. Jika pekerjaan itu diberikan kepada manusia, maka potensi lalai dan malas akan mewarnai pelaksanaannya. Dan rasa itu akan menjadi penyebab konflik internal yang berbahaya untuk kestabilan kerja.
Ketiga; otomatisasi memudahkan pekerjaan data yang banyak menjadi mudah dibaca. Semua transaksi, semua statistik penjualan dan operasional menjadi mudah dipahami dengan sistem kerja komputer. Dengan bantuan komputer pekerjaan analisa menjadi mudah, data bisa ditampilkan dalam grafik dan bisa diperbandingkan dengan cara cepat.
Keempat; otomatisasi menjadikan pekerjaan multi entry secara manual menjadi single entry yang bisa terintegrasi. Sebutlah pada sebuah rumah sakit, akan terjadi banyak sekali pengulangan penulisan nama pasien. Misal dari pasien datang ditulis oleh petugas reception (1), lalu diisi ke bagian kartu pasian (2), jika masuk ke bagian rawat darurat, maka nama pasien akan ditulis pada bagian tersebut (3), lalu ditulis lagi di bagian dokter yang ditunjuk (4), jika perlu obat akan ditulis di bagian apotek (5), jika perlu foto Rontgen ditulis lagi dibagian radiologi (6), nama pasien ditulis pada bagian tata graham yang mengurus kamar pasien (7), kemudian pada bagian kasir (8), lalu pada bagian akuntasi (9) dan masih banyak lagi bagian yang lain.
 Penulisan nama pasien secara manual pada setidaknya 9 bagian yang berbeda sangat rentan terjadi kesalahan. Bisa kesalahan berupa salah huruf atau tidak terbaca dengan jelas. Disini otomatisasi akan memperpendek pekerjaan, memudahkan dan menjadikan data entry semakin sederhana serta tidak perlu membuang waktu dengan menulis berulang-ulang untuk hal yang seharunya bisa dikerjakan sekali saja.
Kelima; otomatisasi mempercepat proses. Lihat saja dari contoh-contoh diatas, betapa banyak waktu yang bisa dihemat dengan mengaplikasikan otomatisasi. Ketika proses kerja berjalan dengan mudah dan cepat, maka kapasitas produksi akan meningkat. Pada akhirnya, peningkatan produksi menjanjikan kemampuan pasok yang tinggi dan potensi penjualan yang juga akan meningkat tinggi.

MANUSIA
                Benar bahwa keterlibatan manusia akan tetap diperlukan. Akan ada banyak hal lain yang tidak bisa digantikan oleh mesin-mesin. Operator semua perangkat otomatisasi adalah manusia.
                Tantangan otomatisasi adalah kesiapan pegawai yang ada dengan perubahan gaya bekerja dari yang manual menjadi otomatis. Biasanya perubahan-perubahan itu mendapatkan penolakan dari pihak-pihak yang terkait.
                Apapun tantangan yang anda hadapi, otomatisasi adalah jawaban penting untuk peningkatan kapasitas usaha anda.
Artikel ini sudah diterbitkan di Harian Medan Bisnis pada tanggal 21 Agustus 2017, dihalaman 7. Diperbolehkan mengcopy dan menyebarkan dengan selalu menyebutkkan sumbernya


Coaching & Training; tj@cahyopramono.com
Share:

3.11.17

“Call 56” (project yang ke 56)

“Salam tangan kanan”
Bapak – Ibu –sahabat;
Ada panggilan baru yang harus kita jawab. Kita sebut dengan “Call 56” (project yang ke 56).
Namanya Misno 37 Th. Tukang Batu, Tukang Pijat & Guru Ngaji keliling kampung dengan biaya sendiri .
Tinggal di sebidang kamar kost di Desa Kretek, Kec Rowokele, Kab. Kebumen, Jawa Tengah.
Misno TunaNetra mulai th 2009 karena ledakan batu cadas di tempat kerjanya.
Th 2011 istri meninggalkannya dan anak tunggalnya dipelihara nenek dari pihak istri. Ibu kandungnya menumpang hidup kepada tetangga. Saat itu dalah titik balik Misno atas kesadaran berTuhan.
Untuk Ibu & anaknya, minggu ini Misno bekerja di proyek pembangunan sekolah untuk yatim-piatu.
Pengurus Yayasan berkenan memberikan sebidang tanah untuk dibuat rumah sederhana bagi Misno dan nantinya akan diberi kerja di Sekolah Itu setelah berdiri.
Atas dukungan Bapak-ibu-sahabat semuanya, insyaallah panggilan ini terlaksana dengan membuatkan rumah sederhana untuk Misno.
Rekening an. Yayasan Tangan Kanan
Mandiri : 105 0095 85 75 65
BCA      : 8280 25 95 95
B S M    : 7707 47 57 67
berita “call 56”
Terimakasih banyak dan Salam Tangan Kanan
Cahyo Pramono
Relawan
Yayasan Tangan Kanan / The Right Hand Foundation
















Share:

NIAT


niat mau cari uang atau mau mendapat ridho Tuhan, proses teknisnya sama.

untuk yang di kantor, berangkat dari rumah, kerja di kantor dan pulang...
untuk yang berdagang, berangkat dari rumah, buka toko, jual, beli, layani pelanggan, pulang...
untuk yang sekolah, berangkat dari rumah, belajar/mengajar, pulang...
untuk yang kerja bangunan, berangkat dari rumah, kerja di lapangan, pulang...

yang membedakan cuma niatnya...

dan itu mengakibatkan NILAI yang berbeda..

silahkan buktikan...!
Share:

Share:

Blog Archive