it's all about growing up and human developing. Especially on business coaching

16.1.20

JANUARI, BULAN MAIN-MAIN




(Siapa yang serius kerja di bulan Januari?)

oleh Cahyo Pramono, Business Coach, (Sub specualist; bisnis keluarga)


TULISAN ini saya buat pada tanggal 16 Januari 2020. Karena saya melihat TIDAK banyak manajemen bisnis yang sungguh-sungguh dan benar-benar mulai melesat lari pada bulan Januari.

sindrom liburan, pekerja kurang termotivasi pada menjelang libur dan setelah liburan


Para pekerjanya hingga level eksekutif masih terbawa sindrom liburan akhir tahun. Masih ingin perpanjangan liburan yang sudah panjang

Pada tataran ini manajemen yang masih hadir setengah-setengah, perencanaan kerja belum serius, dan situasi “malas berjamaah” lebih kentara.

Mereka itulah yang tidak MENYELESAIKAN penyusunan target dan budget pada 2 atau 3 bulan sebelum berakhir tahun. Mereka menyelesaikan strategi pada bulan desember atau bahkan masih ada yang belum selesai hingga januari ini.

Kata SELESAI yang saya maksud adalah lengkap dengan penjabaran rencana kerja dan rencana aksi hingga level pelaksanaan harian.

CACAT PERENCANAAN adalah ketika para eksekutif perusahaan sudah selesai dengan target dan budget, tetapi hanya disitu. Tidak ada upaya menterjemahkan semua strategi itu dalam lembaran aksi-aksi taktis. Lalu manajer pada level terendah tidak menterjemahkannya kepada petunjuk operasional dan penugasan.

JANUARI TERABAIKAN


Kesalahan yang sering terjadi adalah ketika semua lini operasional dan pemasaran kelimpungan, berdarah-darah mengejar penjualan pada 3-2 bulan menjelang akhir tahun. Mereka kehabisan energi dan merasa harus istirahat.

Bagi saya, sungguh sebuah kesia-siaan mengeluarkan energi besar-besaran hanya untuk mengejar penjualan dan produksi diambang pasar yang sudah mulai tidak terkendalikan pada bulan-bulan akhir tahun.

Ketika akhirnya harus mulai kerja di Bulan Januari, rasa Lelah akhir tahun masih terasa. Rasanya liburan kurang cukup Panjang. Ketika masuk kerja tgl 5 januari, maka minggu pertama diisi dengan obrolan penuh kenangan atas liburan mereka, saling berkunjung dan ngobrol.

Ketika mau mulai kerja, mereka kebingungan karena terget dan budget masih blobal dan belum dipecah-pecah menjadi taktis operasional.

Januari habis tanpa hasil yang optimal. Bisnis berjalan karena pelanggan lama dan bukan karena upaya dari upaya dan usaha team manajemen.

JANUARI MASIH SISA BEBERAPA HARI


Untuk mereka yang sudah siap, Januari adalah awal sebuah gerakan besar dan mengasilkan sesuatu yang besar ketika pesaing masih terkena demam sindrom liburan.

Manajeman memerlukan ritual motivasi untuk menggerakkan otot-otot operasional kembali kerja sebagaimana mestinya.

Segera siapkan petunjuk operasional yang diterjemahkan dari target dan lekas bergerak.

Januari masih ada beberapa hari lagi. Manfaatkanlah semoptimal mungkin.




* foto ilustrasi = sunday post


Share:

13.1.20

JANGAN INGAT JADWAL PEKERJAAN DI KEPALA ANDA


KAPASITAS OTAK ANDA ADA BATASNYA



Kepala Anda benar sekali memiliki kemampuan yang luar biasa, tetapi jangan sia-siakan potensinya hanya untuk mengingat. Kerena pada level tertentu mekanisme kerja kepala anda akan crash, bertumbukan dan anda lupa.

Jika tidak lupa, biasanya rambut anda akan segera berubah warna, tidak betah tumbuh di kepala anda dan pergi menjauh…. (botak gitu… hehehe)

Kapan jadwal service ac di kantor anda, di rumah anda, di ruang rapat anda?
Kapan jadwal perpanjangan ijin usaha?
Kapan jadwal pemupukan tanaman anda?
Kapan jadwal perpanjangan STNK, SIM anda?
Kapan jadwal overhaul genset anda?
Kapan jadwal ujian semester anak sulung anda?
Kapan jadwal arisan keluarga?
Kapan jadwal berkunjung ke orang tua?
Kapan jadwal reuni SMP?
Kapan jadwal rapat evaluasi biaya?
Kapan jadwal rapat evaluasi penjualan?

Ingat, jangan simpan di kepala.

Otak anda sangat bernilai dan sia-sia hanya untuk mengingat hal-hal sepela seperti kapan tanggal janji dan jadwal yang lainnya.

PAKAI ALAT BANTU PENGINGAT DONG...


Ada yang menuliskan janjinya di buku tulis, dibawa-bawa kemana-mana. Ealah…. Itu mah teknologi 20 tahun lalu…..

Nulis pengingat di buku, bolehlah… tapi, buku itu mesti dibawa-bawa. Ribet dan tidak ringan. Siap-siap anda dianggap sekretaris desa… _( tinggal bawa stempelnya…he he he )._

Nulis pengingat di buku, baru berfungsi, jika buku dibawa, lalu buku dibaca…..
Bayangkan jika buku itu berisi 365 lembar dan anda sudah mengisinya lebih dari 100 lembar. Bagaimana anda akan mengingat dimana halaman yang berisi pengingat anda?

Disini buku tidak masuk kategori pengingat yang efektif.

Ada yang juga yang membuat catatan pengingat menggunakan sticky notes, kertas berwarna-warni yang ada lem di belakangnya, sehingga bisa ditempel di dinding didepan meja kerja kita.

Pakai sticky notes untuk mengingat boleh saja, tetapi masalahnya hanya berfungsi jika anda pas duduk di depan dinding yang tertempel pengingat itu dan…. Anda membacanya.

Bayangkan jika anda sedang pergi-pergi, apakah anda akan bawa dinding itu? Eeaaa….

Membuat pengingat menggunakan papan tulis, biar bisa dibaca lebih besar…. Boleh…. Tetapi, lagi-lagi apa anda akan nenteng tuh papan tulis kemana-mana?
Lagi-lagi apakah pesan atau pengingat itu akan berfungsi jika tidak anda baca?


PAKAI ROBOT PENGINGAT SAJA

Mudah, efektif, efisien, gratis lagi…


Robot pengingat gratis dan cerdas itu ada di HP anda yang tiap waktu anda pegang.

Namanya electronic calendar, semua hp punya program bawaannya sendiri-sendiri. Anda juga bisa menggunakan google calendar yang mudah disingkronisasi di hp dan di computer anda.

Anda tinggal menuliskan apa hal yang perlu diingat, lalu anda set kapan harus dilakukan, hari, tanggal, jam mulai dan jam selesai. Lalu anda bisa membuatnya secara otomatis mengingatkan anda kapanpun anda mau, bisa 2 jam sebelumnya, 2 hari sebelumnya, 2 minggu sebelumnya dst.

Sekali anda set pengingat itu, maka ia akan secara otomatis mengingatkan anda, bisa dengan bunyi, dengan email dan akan muncul secara otomatis dilayar hp atau computer anda. Asyik kan…..

Jika pekerjaan anda itu berulang, anda tinggal memintanya untuk mengulang; misalnya ulang tahun yang berulang tiap tahun ditanggal yang sama, atau jadwal cuci mesin ac yang harus berulang setiap 3 bulan sekali.

Nah, jika pekerjaan itu melibatkan banyak orang. Fitur calendar digital ini memungkinkan anda mengundang pihak-pihak lain untuk terlibat dan diingatkan secara otomatis.

Bisa jadi anda mengundang bawahan anda untuk rapat pada suatu hari dan jam tertentu. Anda tinggal buat agenda acaranya dan undang mereka seacara otomatis. Dan anda atau sekretaris anda tidak harus repot-repot mengingatkan bolak balik sencara manual. Biar robot itu saja yang mengingatkan secara otomatis…

Mudah bukan?


Jadi, energi besar anda tidak lagi terbuang sia-sia hanya untuk mengingat.
Anda juga tidak harus terpaksa pontang-panting mengejar pertemuan karena salah janji atau janji double pada saat yang sama.

Kunci manajeman waktu adalah, anda boleh sangat sibuk, tetapi anda pasti punya kesempatan. Tinggal lihat jadwal dan anda punya solusi untuk bertemu atau mengerjakan apapaun.

Memang, perlu latihan dan membiasakan diri. Anda pasti bisa melakukannya sendiri.

Jika anda perlu panduan, saya sering memberikan pelatihan ini kepada banyak klein. Jika diperlukan, silahkan hubungi saya.

Ratusan klien saya sudah membuktikan manfaatnya.


Medan, 10 January 2020

Cahyo Pramono
Business Coach
Sub Specialist; Family Business






Share:

11.1.20

Manajer Zombie Berilmu Copy-Paste


BINTANG 1 dari NIlai Maksimal 5 bintang, terpaksa saya berikan kepada sebuah hotel di Kota Madinah karena pelayanannya dalam sebuah catatan review di situs internet 2 minggu lalu.

Pasalnya adalah bahwa Meja Prasmanan yang disiapkan oleh pihak hotel hanya ada 2 buah yang masing-masing di diposisikan menempel di dinding restoran. Padahal tamu yang makan jumlahnya ratusan. Alhasil kami antri rata-rata 32 menit untuk bisa menjangkau piring pertama sebelum mengambil makanan yang tersaji. Begitu terjadi pada waktu sarapan pagi, makan siang dan makan malam.

Pada kesempatan pertama saya melihat Seorang Manajer yang mengawasi area makan kami, saya hampiri dan saya bertanya, “apa yang terjadi jika meja buffet ini di geser ke tengah, tidak menempel di dinding, sehingga tiap meja buffet bisa dijangkau dari 2 sisi, kanan dan kiri?”. Manajer tadi menggeleng dan menjauh dari saya tanpa memberikan respons yang jelas dan masuk ke kantor yang disamping pintunya tertulis Food & Beverage Manager.

Saya merasa mungkin dia tidak paham.

Pada sarapan pagi di keesokkan harinya, masih terjadi antrian mengular, sambil antri saya mendapati Night Manager sedang ikut sibuk tak tentu melihat antrian yang makin memanjang.

Saya sapa dan saya tanya, apakah bisa sampaikan pesan ini kepada FBM nya. Si Manajer mendengarkan saya, lalu saya menyampaikan pertanyaan yang sama kepada FBM sebelumnya. si Manajer menjawab, “ini keputusan manajemen, silahkan anda tuliskan nanti saya sampaikan”, sambil berlalu, pura-pura sibuk.

antrian mengular

antrian pada sisi lain, tidak terlhat depannya

antrian panjang


LATAH


Pada situasi tersebut, saya meyakini bahwa para eksekutif di hotel itu sedang terjangkiti penyakit (maaf) gila no 35, yang menular dan menurun. Penyakit ini terjadi karena rutinitas yang tinggi, sehingga masuk zona nyaman lalu berefek samping kebodohan yang tidak disadari.

Yang pertama, mereka begitu latah dan asal copy paste dalam menjalankan prosedurnya. Mereka tidak melihat Sequence of Operation dalam proses bisnisnya. Mereka tidak segera tersadar dari zona nyamannya ketika melihat fakta bahwa jumlah orang yang antri sangat banyak dan Panjang mengular.

Ilmu copy paste yang mereka miliki tidak mengajari mereka tentang efektifitas pelayanan menggunakan cara prasmanan. Padalah cara ini yang mestinya paling efektif dan efisien untuk melayani orang banyak dengan jumlah pelayan yang terbatas.

Kesalahan meng-copy yang asal jiplak, menjadikan si tukang copy tidak mengetahui asal muasal sebuah kebijakan diambil. Asal tiru deh…. (jadi ingat transmigran yang beli kulkas besar tapi dijadikan lemari pakaian, karena dikampungnya tidak ada aliran listrik).

Yang kedua, kedua manajer yang saya temui lupa bagaimana cara menangani manusia. Mereka tidak sama sekali paham cara mendengar, bahkan mereka tidak mengindikasikan minat untuk mendengar.

Padahal, karena saya merasa memiliki latar belakang bisnis yang sama dengan mereka, maka saya tidak menunjukkan sikap mengeluh, tetapi hanya menyampaikan pertanyaan.

BERUBAH


Saya masih punya waktu 2 hari lagi tinggal di hotel itu, artinya, saya masih beberapa kali harus makan dengan cara antri yang tidak manusiawi itu.

Saya memutuskan untuk tidak makan di hotel itu lagi, saya makan diluar.

Ketika pintu-pintu saran kepada manajemen hotel itu tertutup dan terinspirasi oleh Night Manager untuk menulis, maka saya tulisakan koreksi saya itu di situs internet untuk mereview pengalaman saya tersebut.

Pagi saya tulisakan, dan siangnya saya dapat kabar bahwa setting meja prasmanan sudah berubah, seperti saran saya.
Jadi tidak panjang lagi antriannya.
Mungkin Manajer Humas atau General Manager-nya membaca review saya itu.

Ketika tulisan ini saya turunkan, saya check ulang ke review saya, saya melihat bahwa foto foto saya yang melampiri review saya di internet itu, sudah dilihat oleh lebih dari 600-an orang.

Saya merasa kasihan kepada pihak hotel yang terpaksa terbuka aibnya ke publik luas, hanya karena mereka tidak membuka kesempatan untuk mendengar.
Benar mereka sudah melakukan perbaikan, tetapi terlambat. Review sudah menyebar kemana-mana.

Yang lebih kasihan, mereka tidak memiliki akses untuk menjawab atau mengimbangi review saya di media internet tersebut.

Saya akan mencari tahu, cara memperbaikai review saya.

Jogjakarta, Awal 2020
Cahyo Pramono
Business Coach
Sub Specialist; Family Business







Share:

Blog Archive